Három lépés a sikeres Salesforce-adatmigrációhoz

A Salesforce-adatmigráció az egyik legnagyobb kihívást jelentő projekt, amely a forrásadatok méretétől, formátumától és pontosságától függően változhat. Az adatmigráció az adatok egyik rendszerből a másikba történő átvitelének folyamata, azonban a tényleges átvitel előtti munka a legösszetettebb feladat.

Szakemberek hosszasan vizsgálták, hogy hogyan lehet sikeres az adatmigráció. A munka három fázisát be kell tartani: előkészítés, migráció és minőségbiztosítás (UAT).

‍

1. fázis: Előkészítés
‍

Legyen a hangsúly az előkészítésen - a legkritikusabb fázison!

David Masri „Developing Data Migrations and Integrations with Salesforce: Patterns and Best Practices” című könyve megnevezi a  sikeres adatmigráció hat jellemzőjét - a legjobb gyakorlatok mögött álló "miérteket". A másik öt attribútum hiánya enyhíthető ugyan az előkészítéssel, de egy elhibázott terven semmi sem segít - vagy ami még rosszabb, a terv hiányán.

Hogyan néz ki tehát a jó tervezés?
Az áttérési tervnek úgy kell kinéznie, mint egy hagyományos projekttervnek, idővonalakkal, függőségekkel és mérföldkövekkel.

Legyen a projektmenedzser (PM) a barátunk és szövetségesünk egyben - dolgozzunk együtt a terv elkészítésén! A Salesforce szakértő mellett a PM pedig gondoskodik majd az előrehaladás nyomon követéséről az áttérés megkezdésekor.

 Egy adott objektum migrációjának kódolását el lehet kezdeni, ha:

• a Salesforce-kiépítés az adott objektum esetében befejeződött,
• az adatok beérkeztek az érdekelt felektől,
• ezek az adatok telepítésre kerültek a célkörnyezetbe,
• elég idő áll rendelkezésre az összes átalakítás elemzésére és kódolására.

A minőségbiztosítási (QA) és a felhasználó-elfogadási tesztelés (UAT), valamint a éles rendszerben történő (production) migrációs futtatások esetében ügyeljünk arra, hogy a dátumok olyan napokra essenek, amikor a feladatok futtatására elég időt tudunk szánni.

‍

Tervezési kérdések

Ezeket a kérdéseket tegyük fel a tervezésnél, és ne felejtsük el majd megvitatni a projektcsapattal is:

• Mikor és milyen formátumban fogják az áttelepítendő adatokat átadni?
• Ki a forrásadatok szakértője (KKV)?
• Vannak-e aggályok az adatbiztonságot illetően, illetve rendelkezésre állnak-e irányelvek az adatok kezelésére vonatkozóan?
• Milyen middleware-t vagy ETL-eszközt fognak használni a migrációhoz?
• Mennyi időre van szükség az adatelemzéshez?
• Mennyire tiszták az adatok? Szükséges-e az adatok tisztítása, és ha igen, ki a felelős érte, mikor és milyen rendszerben történik?
• Mikor készül el az adatleképezési dokumentum, és ki a felelős a létrehozásáért?
• Mikor kerül sor az adatleképezési dokumentum felülvizsgálatára?
• Milyen Salesforce-környezetet használnak majd a minőségbiztosításhoz (QA), a felhasználó- elfogadási teszteléshez (UAT) és a termelésbe történő átálláshoz? Ha a cél Salesforce org jelenleg is kiépítés alatt áll, mikor lesznek elérhetőek a különböző objektumok, hogy adatokat tölthessünk be rájuk?
• Mikor fogjuk elvégezni az áttérés első teljes, végponttól végpontig tartó futtatását?
• Ki fogja elvégezni a minőségbiztosítást/UAT-ot? Hány fordulóra lesz szükség?
• Mikor lépnek éles üzembe?
• Mennyi ideig állhatnak le a rendszerek? (a felhasználók számára a migráció olyan leállást eredményezhet, amikor nem tudják használni a régi rendszert vagy a Salesforce-t.)

‍

Adatok kiválasztása

Jelöljük ki az áttelepítendő adatokat és az adatok hiteles információforrását.

A Salesforce-ban felépített folyamatok befolyásolják a kiválasztást. A Salesforce-ba migrálandó adatok elemzése során rájöhetünk arra is, hogy további objektumokat és folyamatokat kell kreálni. Az adatmigráció ezért "tyúk és tojás" esetévé válhat.

Az információforrás jellemzően a backend - ahol az ügyféltranzakciókat tárolják. Azonban nem minden üzleti adat backend! Például az értékesítési folyamat során a kommunikáció történhet telefonon, e-mailen stb. keresztül.

Koncentráljunk annak beazonosítására, hogy mely adatokat melyik csapat gyűjti, és mi az, amit releváns a Salesforce-ban tárolni, pl. értékesítés, ügyfélszolgálat, marketing, pénzügy. 

Valószínű, hogy több adatforrással fogunk rendelkezni (azaz különböző adatkategóriákhoz különböző információforrásokkal). Vázoljuk fel, hogy mely adatokat kell migrálni, és honnan kell kivonni azokat:

‍

Adatleképezés 

Biztosítsuk, hogy minden egyes forrásrendszer minden rekordja egyedi azonosítóval (ID) rendelkezik.

Ha az egyik forrásrendszer valamelyik adatkategóriája kapcsolódik egy másik rendszer egy másik adatpontjához, akkor a kapcsolódó adatpont azonosítója szükséges. Ha például a backend ügyféladatok migrálását tervezzük, és a korábbi CRM rendszerből múltbeli szerződéses adatokat is importálunk, akkor minden szerződéses rekordnak rendelkeznie kell ügyfél-azonosítóval (a backend rendszerből).

Minél különbözőbbek a Salesforce-adatmodell adatszerkezetei a forrásrendszerekben, annál összetettebb lesz az adatok leképezési folyamata.

Fontos kérdések, amelyeket fel kell tenni a folyamat során: 

• Mikor készül el az adatleképezési dokumentum, és ki a felelős a létrehozásáért? 
• Mikor fogja felülvizsgálni az adatleképezési dokumentumot az érdekelt felekkel? 

Adattisztítás

Ha nem állnak rendelkezésre azonosítók, akkor adattisztítást kell végezni. Távolítsuk el a duplikációkat és az elavult számlákat az adatállományból. Itt a felhasználók segítségére lesz szükség, mivel a hiányzó azonosítókat nekik kell tudni kitölteni, és meg kell adniuk, hogy milyen adatokat szeretnének megtartani. Határozzuk meg, hogy ki a felelős, mikor és milyen rendszerben fogja elvégezni a tisztítást. 

‍

2. fázis: Migráció
‍

Az adatoknak a forrásrendszer(ek)ből a Salesforce-rendszerbe történő átvezetésére választott módszer a következőktől függ:

• a projektcsapat tagjaitól (pl. fejlesztő, adminisztrátor)
• a Salesforce-ba importálandó rekordok mennyiségétől
• a forrásadatok összetettségétől, valamint attól, hogy a forrásadatmodell és a Salesforce adatmodell mennyire különböznek egymástól.

‍

3. fázis: Minőségbiztosítás (UAT) 
‍

Miután az adatok átkerültek a Salesforce-ba, meg kell győződni arról, hogy minden adat helyesen, azaz a megfelelő formátumban került át, és hogy a kapcsolatok pontosan tükröződnek a Salesforce-ban.

A QA, az UAT és a migrációs futtatások esetében ügyeljen arra, hogy a dátumok olyan napokra essenek, amikor a feladatok futtatására elég időt tudunk szánni. Az UAT-tesztelők gyakran a napi munkájuk mellett UAT-t is végeznek. Nem várhatjuk el tőlük, hogy két héten keresztül minden nap napi négy órát töltsenek teszteléssel. Ismerjük meg az időbeosztásukat, és győződjünk meg arról, hogy elkötelezettek-e a feladat iránt. 

Kérjük meg a felhasználókat, hogy az UAT során vizsgálják meg  az eredeti üzleti célokat. Gyakori, hogy a kód (beleértve az adatmigrációkat is) megfelel a specifikált követelményeknek, de az üzleti szempontból félreértés..

Ha a tesztek nem sikeresek, derítsük ki, hogy melyik fázisba csúszott hiba. Ha a hibák az előkészítési fázisból erednek, akkor az egész folyamatot ismételni kell. A hibák kijavítása sajnos időigényes folyamat. Ha egyszer már naplózták, valószínűleg megbeszélést kell tartani, hogy megerősítést nyerjen, hogy a probléma valós, és mi a teendő vele kapcsolatban. Ezért úgy időzítsünk, hogy a felhasználóknak elegendő idő álljon rendelkezésre az alapos teszteléshez.

‍